10 tips om jouw medewerkers door een drukke (eindejaars)periode te loodsen
We gaan richting het eindejaar en in vele sectoren zorgt dat voor een heuse eindejaars koorts. Iedereen wil graag aan de kersttafel met een afgestreepte to do-lijst en het nieuwe jaar in met tabula rasa. Als de wetgever niet zorgt voor een verhoging van de werklast, dan is het wel de klant die nog graag zijn dossier dit jaar afgehandeld wil, al dan niet met een geldige reden. Toegenomen werklast zorgt voor een verhoogde werkdruk en legt druk op heel de organisatie, zowel op de leidinggevenden als op de medewerkers. We willen graag nog allemaal op kerstavond wakker de klok van middernacht halen om de week nadien vol energie het nieuwe jaar in te vliegen. En we willen ook graag dat de medewerkers gemotiveerd een tandje blijven bijsteken.
Hoe loods je als leidinggevende jouw medewerkers door deze periode?
10 tips om allemaal samen als 1 team gemotiveerd de extra werklast weg te werken:
1. Wees het beste voorbeeld dat je maar kan zijn
Lead by example, het is geen cliché maar een waarheid als een koe. Als je van jouw medewerkers vraagt dat ze één of meerdere tanden moeten bijsteken, dan verwachten zij dat ook van jou. Inspireer hen met uitstekend voorbeeldgedrag, op zoveel mogelijk vlakken. Gaande van als eerste op kantoor zijn en vroeg beginnen werken, tot als laatste de deur dicht doen. Veel kortere of geen koffiepauzes nemen, negatieve emoties kan je wel laten zien (je bent ook maar een mens) maar ventileer ze in elk geval niet bij of tegen hen, tot het jezelf verzorgen en leven als een topsporter in deze periode. Want ja, topsport is het en anders dan topsporters heb je vaak ook langere piekperiodes en helaas geen platte rust tussenin.
2. Haal jouw beste innerlijke teamspeler naar boven
Vuur en moedig jouw medewerkers aan, high-five waar nodig, vier de successen -elk succes, ook het kleinste, voel aan wat er leeft in de groep en geef daar aandacht aan, geef hen tactische aanwijzingen, verdedig hen altijd naar klanten toe en geef de medewerkers steun wanneer ze het lastig hebben. Klinkt dat alsof je vaak een Tjakkaa moet roepen, en de volgende Emile Ratelband worden? Dat is natuurlijk niet nodig, en je kan dit zeker geheel in jouw eigen stijl doen.
3. Creëer een positieve werkomgeving
Eftelingland of een Tomorrowland, dat heb je natuurlijk niet te creëren. Maar denk eens aan de omgevingen waar je zelf blij en gemotiveerd van wordt. Wat doen ze daar? Welke leuke dingen zijn er daar? Enthousiasme, optimisme, allerlei positieve emoties, mooie dingen, lekker eten, er wordt alles gedaan om jou het gevoel te geven dat je als numero uno goed in de watten wordt gelegd. Leuke werkomgevingen zorgen voor meer motivatie bij de medewerkers. Misschien kan de hond wel eens een keer mee naar kantoor. Dat levende knuffel wezen alleen al zorgt voor vermindering van stress bij de medewerkers.
4. Goeie, vlotte en heldere communicatie
In positieve werkomgevingen wordt er ook goed, vlot en helder gecommuniceerd. Het heeft nu geen zin om lange en inefficiënte kantoor vergaderingen te houden. De communicatie moet nu echt kort op de bal, helder en vlot binnenkomen. Negatieve feedback kan je best even achterwege laten of zo min mogelijk en in elk geval zo positief mogelijk aanpakken. Strooi ook extra met oprechte complimenten. Net zoals negativiteit is positiviteit besmettelijk, en dat heb je nodig in drukke periodes.
5. Be flexible
We hebben het hier over flexibiliteit naar de medewerker, niet naar de klant. Want door de toegenomen werkdruk zou je wel eens de neiging kunnen hebben om (nog meer) klantgezwicht te werken. Waar je op het eerste zicht de klant misschien wel meer plezier mee doet, maar als de medewerker zijn dossier niet afkrijgt of fouten maakt, daar wordt de klant zeker niet blijer van. Meer werk zorgt voor meer storingen, en creëert een overladen werk-trechter. Wegwerken van al dit extra werk vraagt ofwel een extra paar werkhanden, ofwel meer focus tijd voor je huidige werknemersbestand. Vaker werken met gesloten deuren, meer thuiswerk, langere glijtijden, werken met een leuke tekst in auto-reply voor de klant zodat die weet dat het druk is (en je de beste zorgen wil besteden aan zijn dossier), meer verlof mogen overzetten naar volgend jaar. Er zijn genoeg mogelijkheden.
6. Luister, luister, luister naar je medewerkers
Helder en vlot communiceren is de boodschap in tip 4. Ellenlange luister- en huil sessies zijn niet nodig, en ook niet helpend, maar wanneer de (emotionele) nood hoog is, scoren empathische leiders het beste. Hoe doe je dat? Erkenning geven voor de emotie die je hoort en ziet bij de medewerker: ‘Ik hoor/zie dat je het lastig hebt’, klinkt dan helemaal anders dan ‘We weten dat het druk is en we moeten erdoor’, of een boze ‘Ik heb het ook druk’. En vervolgens ook empathisch luisteren en bevragen wat de medewerker nodig heeft en hoe jij daarvoor kan zorgen. Dat vraagt mogelijks het geduld van een haast volledig verlichte monnik, maar kalmte, erkenning en een luisterend oor doen wonderen.
7. Stel beloningen in het vooruitzicht
Wanneer we extra hard te werken hebben, en er dus meer gevraagd wordt van de medewerkers, dan mag daar ook iets extra tegenover staan. Er zijn 2 soorten motivatie: de intrinsieke en de extrinsieke. De eerste halen mensen uit zichzelf: omdat ze hun werk graag doen en er voldoening uithalen. De tweede vorm, de extrinsieke, zijn de beloningen die mensen vanuit de buitenwereld krijgen. Loon, maaltijdcheques enzovoort. Maar in drukke periodes, waar we harder moeten werken, zijn de extra’tjes ook extra motiverend. Wees origineel of laat de medewerkers mee bepalen. Bv. bij elk zoveelste afgesloten dossier, krijgt iedereen… En als je geen inspiratie hebt, vraag het dan eens aan ChatGPT (hou er wel rekening mee dat die voorlopig nog niet zoveel gevoel voor humor heeft).
8. Lachen is gezond
Stress is er altijd, zeker in drukke werkperiodes, en an sich is stress best ok, zeker voor het halen van deadlines. Maar wanneer stress te lang aanhoudt, dan kan je lichaam protesteren en dus minder tot zelfs niet meer gaan presteren. En zieke medewerkers willen we zeker niet, want dat verhoogt nog meer de werklast. Snelle anti-stress middelen zijn humor en lachen, naast ademhalingsoefeningen, zingen, eventjes luid roepen (niet schelden), hard op een neer springen… Kudoz heeft ook een handleiding over hoe je goed voor jezelf kan zorgen in drukke periodes waar een mooi stappenplan instaat voor jou en jouw medewerkers (vraag het aan via onze mailbox of het formulier op de website).
9. Plan een duidelijk plan
Maak een duidelijk plan tot welk moment jouw medewerkers welke dossiers nog mogen aannemen. Bepaalde afspraken kan je beter verplaatsen naar volgend jaar of volgend kwartaal, als die bv niet in dossiers zijn die nog in de drukke periode moeten afgewerkt worden. Haal de druk weg bij jouw medewerkers door hen duidelijk te maken dat je begrijpt dat je niet eeuwig alle soorten dossiers kan blijven aannemen wanneer ze al met zoveel deadlines zitten. Maak concrete afspraken over wat wel of niet verwacht wordt van de medewerkers betreffende de extra taken die ze nu moeten doen. Wat moeten ze doen, wat mogen ze doen en wat mag verschoven naar volgend jaar of volgende drukke periode.
10. Zoek of gebruik een klankbord voor jezelf
Last but zeker en vast niet least, zoek minstens 1 iemand waar jij ook eens bij kan ventileren. Omdat je het uiteraard zelf ook heel druk hebt en mogelijks last van de werkstress, is het goed om 1 of meerdere personen te zoeken die kunnen dienen als jouw klankbord, of waar je zelfs eens een goed potje bij kan ventileren of uithuilen. Op die manier zorg je ervoor dat je al die negatieve emoties niet opstapelt en vermijd je dat die er mogelijks wel eens op een ongepast moment of op een ongepaste manier uitkomen. En als je slim bent, dan ga je met jouw klankbord eens goed wandelen/fietsen/lopen in de natuur: wat een efficiëntie-hack!
Als je graag nog extra tips ontvangt of een stappenplan met oefeningen om die drukke periode door te komen, give us a call. En een goed klankbord zijn we ook, dus als je graag wil sparren dan staat onze deur wagenwijd open.
Een hele fijne eindejaarsperiode!